Ruční přepis do evidence
Každý odesílatel má jiný formulář. Číslo objednávky, cena, termíny a zvláštní podmínky se znovu opisují do Excelu.
Pro firmy, kde se PDF objednávky přepisují ručně
Objednávky z e‑mailu rovnou do Excelu. Faktury v Pohodě bez přepisování.
SPOJKA je tichý motor mezi e-mailovou schránkou, vaší excelovou evidencí a Pohodou. PDF objednávku přečte, zapíše řádek a po dokončení zakázky připraví koncept faktury ke kontrole účetní.
- 0
- nových účtů a aplikací pro váš tým
- 1
- ranní souhrn místo dalšího portálu
- 100 %
- faktur prochází kontrolou účetní
Pilotní fáze:
Aplikace je ve vývoji. První vlnu nasazení ladíme s autodopravci a speditéry — princip ale platí všude, kde PDF objednávky končí v Excelu a fakturách v Pohodě.
Problém, který se opakuje denně
Objednávka přijde jako PDF. Zakázka se udělá. Administrativa zůstane.
Faktura vzniká, „až bude chvíle“
Odkládaná fakturace posouvá den vystavení — a s ním celou splatnost. Při 30–60denních splatnostech to cash flow pocítí okamžitě.
Chyby restartují čekání na peníze
Špatné číslo objednávky nebo cena vrátí fakturu zpět. Oprava je drobnost, další týdny čekání jsou velký problém.
Jak to funguje
SPOJKA se vloží mezi e-mail, Excel a Pohodu.
Nenahrazuje vaše lidi ani Pohodu. Jen odstraňuje nejdražší rutinu: opisování stejné informace na tři místa.
Objednávka přijde e-mailem
SPOJKA sleduje vyhrazenou schránku a vyzvedne PDF objednávku. Nic se nikam nepřeposílá ručně.
Data projdou tvrdou kontrolou
PDF čte jazykový model, ale rozhodují deterministická pravidla: kontrolní součet IČO, cenové meze, termíny a duplicity.
Řádek se zapíše do vašeho Excelu
Sešit může zůstat otevřený — když je zamčený, řádek počká ve frontě a zapíše se hned, jak to jde. Nic se neztrácí. U dopravců je to plachta, jinde kniha zakázek.
Po dokončení vznikne koncept faktury
Jakmile v evidenci označíte zakázku jako dokončenou, v Pohodě se připraví návrh faktury. Účetní ho před odesláním vždy vidí.
Bezpečnost a odpovědnost
Robot nemá poslední slovo. To je pointa.
SPOJKA je navržená tak, aby nejistá data neprošla dál. Když si model není jistý, když cena nesedí nebo chybí klíčové pole, řádek skončí ve stavu KONTROLA a faktura se vůbec negeneruje.
Koncept, ne ostrá faktura. Pohoda dostane návrh, rozhoduje účetní.
KONTROLA je bezpečný stav. Nejistota se nikdy nepromění v automatické rozhodnutí.
Stávající nástroje zůstávají. Excel, Pohoda ani e-mail se nenahrazují.
Revize a duplicity se hlídají. Stejná objednávka nikdy tiše nezaloží nový případ.
Bezpečnostní rámec
Citlivá data nemají končit v černé skříňce.
Nasazení běží lokálně na kancelářském počítači vaší firmy, s auditní stopou v logu a jasným pravidlem: automatizace připravuje podklady, člověk schvaluje výsledek.
Lokální provoz
Služba běží u vás, vedle vaší evidence a Pohody. Tato webová stránka není provozní aplikace a žádná data objednávek se přes ni neposílají.
Žádné uživatelské účty
Váš tým se neučí nový systém. Řeší se konkrétní tok dokumentů, ne další portál s hesly.
Audit místo magie
Každé rozhodnutí je dohledatelné: odkud objednávka přišla, co z ní bylo přečteno a proč něco skončilo v kontrole.
Obchodní jádro
Neprodáváme AI. Prodáváme méně zbytečného čekání na peníze.
Méně opisování
Nikdo nevyrábí řádky v Excelu ručně z PDF. Lidé kontrolují výjimky, nepřepisují rutinu.
Rychlejší fakturace
Dokončená zakázka je připravená k fakturaci dřív, protože podklady už jsou strukturované a zkontrolované.
Méně vrácených faktur
Číslo objednávky a cena jsou kritická pole. Když nejsou jednoznačná, proces se raději zastaví, než aby odešla chybná faktura.
Žádné školení
Firma zůstává u nástrojů, které zná. SPOJKA běží potichu vedle stávajícího provozu.
Jak spolupráce funguje
Prvních 14 dní zdarma. Na vašich skutečných objednávkách.
Přes web se nic neobjednává a nikde nezadáváte kartu. Vyzkoušíte si SPOJKU ve vlastním provozu a teprve potom se bavíme o penězích.
Ozvete se
Vyplníte formulář níže. Domluvíme si krátký hovor a projdeme, jak k vám objednávky chodí a jak vypadá vaše evidence.
14 dní zkušebního provozu zdarma
Nasadíme SPOJKU na váš počítač, doladíme šablony vašich odesílatelů a necháme ji běžet vedle stávajícího postupu. Bez závazku.
Pokračujeme, jen když to dává smysl
Po zkušebním období se domluvíme na ceně individuálně podle objemu objednávek a počtu šablon. Když to nesedne, prostě to vypneme.
Přihlášky do první vlny
Začínáme tam, kde přepisování bolí nejvíc.
První vlnu ladíme s autodopravci a speditéry, kde jsme workflow ověřili nejhlouběji. Pokud ale PDF objednávky přepisujete v jiném oboru — výroba, velkoobchod, služby — ozvěte se také. Formulář má pole pro váš obor a ozveme se, jakmile na vás přijde řada.
Časté otázky
Málo slibů. Hodně kontroly.
Kolik to stojí?
Prvních 14 dní provozu na vašich datech je zdarma a bez závazku. Potom se domluvíme individuálně podle objemu objednávek a počtu šablon odesílatelů. Přes web se nic neobjednává a neplatí.
Nahradí SPOJKA Pohodu?
Ne. Pohoda zůstává účetním systémem. SPOJKA připravuje XML import konceptu faktury, který účetní zkontroluje a sama odešle.
Bude mít náš tým další aplikaci?
Ne. Vstupem je e-mailová schránka, výstupem váš vlastní Excel a jeden ranní souhrnný e-mail.
Co když model špatně přečte cenu?
Kritická pole musí projít deterministickou validací. Nejistota, chyba nebo hodnota mimo povolený rozsah končí ve stavu KONTROLA — a faktura se negeneruje.
Proč začínáte u autodopravců?
Protože tam je přepisovací rutina nejvyhrocenější: desítky objednávek týdně, každá spedice s vlastní šablonou a 60denní splatnosti. Princip ale funguje všude, kde PDF objednávky končí v Excelu a Pohodě.